Kontaktdaten

OPTI OFFICE
Rohit Mathur & Martin Blume

Mittelweg 149
20148 Hamburg

Tel.: 0179 - 783 44 51
Email: mail@optioffice.de
www.optioffice.de

UPDATE – DSGVO

Beim Thema Datenschutz und Sicherheit haben wir nichts weiter verändert, da wir dort bereits auf dem höchsten Niveau sind. Es gibt allerdings diverse Auskunftspflichten gegenüber dem Endkunden, bei denen wir dich als Studiobetreiber / Personaltrainer unterstützen wollen.

Falls du es noch nicht entdeckt hast, haben wir in den letzten Tagen im Bereich PERSONEN -> Menüpunkt “Datenschutz” einiges für dich vorbereitet:

 

 

Einwilligung zur Datenverarbeitung für Neukunden und Bestandskunden

Für die Speicherung, Nutzung und Verarbeitung personenbezogener Daten bedarf es einer Einwilligung des Betroffenen. Hier kannst du den Kunden auswählen und direkt die Einwilligungserklärung ausdrucken und unterschreiben lassen.

 

Datenschutzerklärung für die Homepage

Falls du noch keine aktuelle Datenschutzerklärung hast, wird es höchste Zeit. Wir haben dir einen Datenschutzerklärungs-Konfigurator verlinkt. Dieser erlaubt es dir eine passende Datenschutzerklärung gemäß DSGVO für deine Homepage zu erstellen. Dazu musst du nur einige Fragen beantworten. Anschließend erhältst du direkt die fertige Datenschutzerklärung für deine Webseite. Wir empfehlen allerdings ausdrücklich, eine individuelle Datenschutzerklärung von einem Anwalt erstellen zu lassen.
Zusätzlich haben wir einen Textbaustein bezüglich OptiOffice erstellt, den du einfach kopieren und deiner Datenschutzerklärung hinzufügen kannst.

 

Einwilligung zur Datenverarbeitung – Mitarbeiter

Für die Speicherung, Nutzung und Verarbeitung personenbezogener Daten bedarf es der Einwilligung des Betroffenen. Das gilt auch für deine Mitarbeiter.

 

Datenschutz- und Verschwiegenheitserklärung – Mitarbeiter

Wenn Mitarbeiter oder externe Dienstleister Zugriff auf personenbezogene Daten haben, müssen Unternehmen (als verantwortliche Stelle) sicherstellen, dass alle Beteiligten die Vertraulichkeit im Umgang mit diesen Daten gewährleisten. Hier haben wir einen Ausdruck zum Unterschreiben für deine Mitarbeiter vorbereitet.

 

Ernennung und Meldung eines Datenschutzbeauftragten

Ist dein Unternehmen dazu verpflichtet einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Kannst du das entsprechende Formular hier finden.

 

Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung

Da OptiOffice ein Verarbeiter von Daten ist, kannst du deinen AV-Vertrag mit OptiOffice unter diesem Menüpunkt finden und ausdrucken.

 

Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

Jedes Unternehmen, bzw. jeder Unternehmer und Selbständige ist dafür verantwortlich, eine Verfahrensübersicht zu führen. Im Verfahrensverzeichnis listest du alle Verfahren auf, bei denen du Daten erfasst oder verarbeitest. Es ist im Prinzip ein Leitfaden, wie du mit personenbezogenen Daten umgehst.
Für den Notfall haben wir ein grobes Verfahrensverzeichnis für dich erstellt.
Dies ist wirklich nur für den Notfall gedacht, falls du noch kein Verfahrensverzeichnis hast. Wir empfehlen jedem sein individuelles Verfahrensverzeichnis zu erstellen. Je nach Unternehmen und Vorgehen mit Daten, ist diese Liste unterschiedlich lang. Es macht einen Unterschied, ob du ein Personaltrainer bist oder ein Studio.

 

Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten von OptiOffice

Auch wir sind dazu verpflichtet ein Verfahrensverzeichnis zu führen. Wir haben nichts zu verstecken, daher zeigen wir dir transparent wie wir mit Daten verfahren.

 

Datenschutz-Folgenabschätzung

Eine Datenschutz-Folgeabschätzung umfasst auch die Dokumentation und Bewertung der zur Bewältigung von Datenschutzrisiken geplanten Abhilfemaßnahmen, z.B. Garantien, Sicherheitsvorkehrungen und Verfahren zum Schutz personenbezogener Daten und zum Nachweis, dass die Bestimmungen der DSGVO eingehalten werden.

 

Selbstverständlich können wir keine individuelle rechtliche Beratung ersetzen. Der Inhalt dieser Dokumente wurde allerdings mit größter Sorgfalt, nach bestem Wissen und Gewissen erstellt. Rechtlich übernehmen wir allerdings keine Haftung für Vollständigkeit, Richtigkeit, Aktualität oder Verlässlichkeit der bereitgestellten Inhalte.

 

Entwicklung

Wir wissen dass viele OptiOffice-Nutzer den Messenger “WhatsApp” für die Kundenkommunikation nutzen. Da WhatsApp absolut nicht DSGVO-Konform ist, wird das zukünftig zum Risiko! Wir werden auch dieses Problem lösen und eine Messengerfunktion für OptiOffice entwickeln.

By | 2018-05-25T18:58:18+01:00 Mai 25th, 2018|Kommentare deaktiviert für UPDATE – DSGVO

About the Author:

Hallo! Ich bin Rohit. Als Personaltrainer, Heilpraktiker und Osteopath möchte ich auf diesem Blog meine Erfahrungen teilen. Ich bin Inhaber eines Gesundheitszentrums und Mitbegründer von OptiOffice.